دبیرخانه تهیه و تدوین برنامه در معاونت برنامه‌ریزی و توسعه و در صورت فقدان معاونت برنامه‌ریزی و توسعه در ساختار تشكيلاتي شهرداري در معاونت/واحد مرتبط با امور برنامه‌ریزی به انتخاب شهردار مستقر می‌شود. معاون برنامه‌ریزی یا معاون مرتبط/رئیس واحد مرتبط به عنوان «رئیس دبیرخانه تدوین برنامه» و مدیر طرح و برنامه یا مسؤول تدوین بودجه شهرداری به عنوان «دبیر اجرایی برنامه» شناخته می‌شود.

دبیرخانه نقش مدیریت فرایند تهیه را بر عهده داشته و هماهنگ کننده کلیه فعالیت‌های برنامه می باشد که وظیفه محوری آن تسهیل رابطه بین ارکان برنامه، بدنه کارشناسی معاونت‌ها و مناطق است. همچنین دبیرخانه موظف است تمامی پیشنهادهایی که در مراحل مختلف از سوی نهادهای مدنی، سازمان های مردم نهاد، عموم شهروندان و یا نمایندگان آنان و همچنین شهروندان از اقشار خاص اجتماعی مانند کودکان و نوجوانان، زنان، معلولان و سالمندان و ...مطرح می شود را در دستور کار قرار داده و ضمن ارائه به مشاور برای اعمال در طرح نسبت به پیگیری آنها تا حصول نتیجه اقدامات لازم را انجام دهد.